Enkele dagen voor en tijdens het evenement, zijn er verschillende zaken die moeten gebeuren.
Enkele dagen voor het evenement
- Klaarzetten zaal, straat of plein
- Geleverde materialen gemeentebestuur controleren op moment van levering
- Ophalen gereserveerde materialen
- Podium/tent/geluidsinstallatie plaatsen
- Afrekening van de voorverkoop
- Kassa klaarmaken
- Wisselgeld voorzien
- Betalen van muziek licentie
- Laatste promotiekanalen aanspreken
- Lijst nuttige telefoonnummers opmaken
- In de brievenbus van de buurtbewoners steek je een briefje met daarop je contactgegevens. Op die manier kunnen ze in verband met geluidsoverlast jou contacteren.
- Klein barmateriaal voorzien, zoals stempelkussen
- Catering en artiesten opnieuw contacteren
- Bepaal het sluitingsuur. Je werkt het best met een geleidelijke afbouw van je evenement zo zet je bv. een half uur voor sluitingsuur de drankkaartenverkoop stop. Je brengt de bezoeker van je evenement hiervan op de hoogte.
De dag van het evenement
- Enkele uren voor de start van het evenement controleer de veiligheidsvoorzieningen
- Maak de laatste afspraken met medewerkers
- Overloop het programma met alle betrokkenen
- Vrijwilligers opvangen en begeleiden
