Bij de organisatie van een evenement komt heel wat kijken. Je hoeft voor je evenement geen afzonderlijke aanvraag te doen bij de politie, brandweer, milieudienst of verkeersdienst. Alle info wordt via het aanvraagformulier naar de juiste diensten doorgestuurd. Je kan alle evenementen online aanvragen, behalve wielerwedstrijden. Hier lees je hoe je in 4 stappen je evenement aanvraagt.
Soort evenement
Openbaar evenement
Dit is een publiek toegankelijke gebeurtenis met al dan niet betalende bezoekers of deelnemers. Het is een feest, een kermis, een muziekfestival of fuif, een sportevenement (wielerwedstrijd, loopwedstrijd ...), kunst-, cultuur-of jaarmarkt. Het evenement kan zowel plaatsvinden op de openbare weg, in een openbaar park of op een privaat terrein. De organisator kan zowel een vereniging als een privépersoon zijn.
Voldoet je evenement aan deze omschrijving? Dan dien je een aanvraag in.
Privé evenement
De bezoekers of deelnemers worden enkel toegelaten op basis van een persoonlijke uitnodiging of een gastenlijst.
Stap 1: De aanvraag
Afhankelijk van hoe groot je evenement is, gelden er andere regels en voorwaarden over wanneer je een aanvraag moet indienen. Je kan alle evenementen online aanvragen, behalve wielerwedstrijden.
VRAAG JE EVENEMENT ONLINE AAN
Wanneer dien je een aanvraag in?
Omdat er verschillende instanties goedkeuring moeten geven, kan het 60 dagen duren vooraleer je een vergunning krijgt voor je evenement. Wacht dus niet te lang met de aanvraag! Zorg ervoor dat je dossier steeds volledig is. De diensten geven enkel advies op volledige dossiers. Start je aanvraag bijvoorbeeld al drie maanden op voorhand. Dan heb je nog tijd genoeg om het dossier volledig te maken.
Verwacht je meer dan 1.500 personen? Dan organiseer je een groot evenement en is er een coördinatievergadering nodig (zie stap 3). Reken dan nog meer tijd tussen aanvraag en goedkeuring.
Dien je de aanvraag te laat in of was het niet volledig? Dan kan het evenement geweigerd worden.
Voor je de aanvraag indient moet je nadenken over verschillende zaken die bij de organisatie van een evenement komen kijken:
- Datum en locatie
- Muziek en geluid
- Veilig feesten
- Programma
- Materiaal en nutsvoorzieningen
- Promotie
- Duurzaam evenement
- Subsidies voor evenementen:
Stap 2: Het veiligheidsplan
Organiseer je een evenement voor meer dan 500 bezoekers? Dan ben je verplicht om een veiligheidsplan op te stellen. In een veiligheidsplan staat een situerings- en inrichtingsplan van de site waar het evenement plaatsvindt, alle maatregelen die belangrijk zijn om je evenement in goede banen te leiden, de contactgegevens van de van de medewerkers en hoe je deze herkent…
Stap 3: De coördinatievergadering
Voor grote evenementen vindt ten laatste 4 weken voor het evenement een coördinatievergadering plaats. Het gemeentebestuur nodigt je hiervoor uit. Tijdens het overleg worden afspraken gemaakt met alle betrokken partijen (de organisator, de politie, de hulpdiensten en gemeentelijke dienst) en krijg je advies van experten.
Stap 4: Goedkeuring
De organisator wordt ten laatste 14 dagen voor het evenement, op de hoogte gebracht van de beslissing. Die komt er op basis van je aanvraag en voor grote evenementen ook op basis van het veiligheidsplan en de coördinatievergadering.
